Administrasi sarana dan prasarana adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk
menunjang proses pembelajaran baik secara langsung maupun tidak langsung
dengan memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber daya alam yang ada
guna mencapai tujuan pendidikan secara efisien dan efek
tif. Pada pembahasan ini, akan dikaji lebih lanjut mengenai administrasi saran dan prasarana, mulai dari pengertian, proses, dan peran guru dalam pelaksanaannya.
A. Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana
1. Pengertian Sarana dan Prasarana
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana merupakan segala sesuatu yang dapat digunakan sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Menurut Ketentuan Umum Permendiknas No. 24 Th 2007, sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindahkan.
Menurut Ibrahim Bafadal, sarana pendidikan adalah fasilitas, perabot sekolah, atau peralatan sekolah yang membantu proses pembelajaran yang secara langsung telah digunakan. Sedangkan prasarana pendidikan perangkat kelengkapan dasar atau perlengkapan yang menunjang pelaksanaan pembelajaran. (Ibrahim Bafadal, 2003). Secara umum sarana dan prasarana adalah alat dan perlengkapan yang menunjang untuk proses belajar dalam melakukan pelayanan publik untuk mencapai tujuan dari pendidikan tersebut. Bila sarana dan prasarana tidak tersedia dengan baik, maka tujuan dan proses pembelajaran tidak tercapai dengan maksimal.
2. Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana
Kata administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu “ad” dan “ministro”yang mempunyai arti “kepada” dan “melayani”. Administrasi dapat diartikan pelayanan atau pengabdian pada subjek tertentu. Sarana dan prasarana adalah alat dan perlengkapan yang menunjang proses belajar dalam melakukan pelayanan publik untuk mencapai tujuan dari pendidikan tersebut.
Prasarana menurut KBBI adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Sedangkan prasarana pendidikan adalah semua komponen yang secara tidak langsung menunjang jalannya proses belajar-mengajar di suatu sekolah. Gunawan (2004), menyatakan bahwa perlengkapan sekolah atau fasilitas sekolah dikelompokkan menjadi dua, yaitu:
- Sarana pendidikan. Sarana pendidikan diartikan sebagai semua perangkat peralatan, bahan dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses belajar-mengajar di sekolah.
- Prasarana pendidikan. Prasarana pendidikan diartikan sebagai semua perangkat pendidikan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pendidikan di sekolah.
Januartini (2015), menyatakan bahwa sarana dan prasarana adalah alat penunjang keberhasilan suatu proses upaya yang dilakukan di dalam pelayanan publik, karena ketika kedua hal tersebut tidak ada, maka semua kegiatan yang dilakukan tidak akan mendapatkan hasil yang diinginkan sesuai dengan rencana. Salah satu aspek yang mendapatkan perhatian khusus dari setiap administrator pendidikan adalah mengenai sarana dan prasarana pendidikan.
Secara bahasa, sarana artinya alat langsung agar meraih tujuan dalam pendidikan. Sarana pendidikan mencakup semua peralatan dan perlengkapan yang secara langsung digunakan dan menunjang dalam suatu proses pendidikan harus sesuai dengan proses pembelajaran misalnya, gedung, media pendidikan, kelas, kursi, laboratorium, dll. Sedangkan prasarana merupakan fasilitas yang secara tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan, seperti kebun atau taman sekolah.
B. Proses Administrasi Sarana dan Prasarana
Proses dalam administrasi sarana dan prasarana terdiri dari beberapa proses. Adapun proses tersebut meliputi perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyaluran, pemanfaatan dan pemeliharaan penghapusan, serta pengawasan.
1. Perencanaan
Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis serta penetapan keperluan yang dibutuhkan dalam suatu proses pembelajaran sehingga lahirlah istilah kebutuhan yang dibutuhkan (primer) dan kebutuhan yang menunjang. Di dalam proses perencanaan ini harus dilaksanakan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang diperlukan, jenisnya, jumlahnya dan kendalanya (manfaat yang diraih), serta haranya. Perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah harus diawali dengan analisis jenis pengalaman pendidikan yang diprogramkan di sekolah, yaitu:
- Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
- Menyusun rencana keperluan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, contohnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.
- Memadukan rencana kebutuhan yang sudah disusun dengan perlengkapan yang sudah ada sebelumnya.
- Menggabungkan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. Dalam hal ini, jika dana yang ada tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan yang dibutuhkan, maka butuh diadakan seleksi terhadap semua keperluan perlengkapan yang sudah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengkapan yang dibutuhkan. Semua kebutuhan yang mendadak didaftar dan didahulukan pengadaannya.
- Menggabungkan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang ada, maka perlu diadakan seleksi lagi dengan melihat skala prioritas
- Penetapan rencana pengadaan akhir.
2. Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Dalam melakukan sarana dan prasarana ini harus dilaksanakan perencanaan terlebih dahulu. Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi pembekalan yang mempunyai fungsi-fungsi berikut:
- Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu.
- Standarisasi dan perincian benda. Adapun langkah-langkah yang harus ditempuh untuk mengusahakan standarisasi, yaitu klasifikasi alat-alat, spesifikasi dan rincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya, standarisasi alat-alat dengan pertimbangan waktu dan efisiensi kerja, pembelian benda perbekalan, dan pengiriman barang.
3. Inventaris
Inventaris adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor, (sekolah, rumah tangga, dan sebagainya) yang dipakai dalam melaksanakan tugas. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk meraih data yang dibutuhkan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventaris bisa diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana. Tujuan dari inventaris sarana dan prasarana, yaitu:
- Agar peralatan tidak mudah hilang.
- Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga bisa dipertanggungjawabkan.
- Memudahkan dalam pengecekan barang.
- Memudahkan dalam pengawasan.
- Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang secara berkelanjutan.
4. Penyaluran
Penyaluran adalah kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan bertanggung jawab dari instansi atau pemegang yang satu kepada instansi lain. Kegiatan penyaluran barang ada tiga bagian, yaitu:
- Penyusunan alokasi. Penyusunan alokasi digunakan untuk menghindari pemborosan dalam pembagian atau pendistribusian barang, sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakaiannya masing-masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya.
- Pengiriman barang. Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu diketahui cara pengiriman, pengemasan, pemuatan, pengangkutan dan pembongkaran.
- Penyerahan barang. Dalam penyerahan barang sebaiknya tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima penyerahan barang, biaya pengiriman, dll.
5. Pemanfaatan dan Pemeliharaan
Dalam rangka peningkatan mutu pendidikan, maka setiap sarana prasarana harus diatur penggunaanya seoptimal mungkin. Khususnya buku-buku, alat peraga dan alat pelajaran yang membantu proses belajar mengajar lainnya, oleh guru mata pelajaran agr menyusun program penggunaan alat yang dikaitkan dengan program pengajaran. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, adalah a) agar barang tidak mudah rusak karena suhu, cuaca bahkan hama, b) agar barang tidak mudah hilang, c) agar barang tidak kadaluarsa, d) agar barang tidak mudah kusut, dan e) agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
6. Penghapusan
Penghapusan sarana dan prasarana adalah kegiatan yang bertujuan untuk menghapus barang-barang milik negara dari Daftar Inventaris Departemen Pendidikan dan Kebudayaan berdasarkan perundang-undangan yang berlaku. Beberapa pertimbangan butuhnya penghapusan barang, antara lain, a) mencegah atau membatasi kerugian yang lebih besar, b) meringankan beban kerja dari inventarisasi karena banyaknya barang-barang yang tertinggal dalam gudang menyusut, c) membebaskan barang dari tanggung jawab satuan organisasi lembaga yang mengurusnya.
7. Pengawasan
Seluruh kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan tidak bisa berjalan sendiri tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegiatan masing-masing akan dimonitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan kerja sama satu sama lain. Pengawasan bukan merupakan suatu pengaturan yang kaku dan akan membatasi ruang gerak masing-masing fungsi pengelolaan, tapi merupakan koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan administrasi, sehingga pemborosan waktu, tenaga dan biaya bisa dihindari.
C. Peran Guru dalam Administrasi Sarana dan Prasarana
Kebijakan pemerintah tentang pengelolaan sarana dan prasarana sekolah tertuang di dalam UU Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat (1) yaitu, “setiap satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan peserta didik”. Adapun peran guru dalam administrasi sarana dan prasarana sekolah yaitu, 1) terlibat dalam perencanaan pengadaan alat bantu pengajaran, 2) terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yang digunakan guru, dan 3) pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa.
D. Daftar Referensi
- Afriansyah, H. (2019). Administrasi Sarana dan Prasarana.
- Rahmawati, M. (2020). Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana.
- Razak, S. A. (2020). Administrasi Sarana dan Prasarana.
- Putri, E. D. (2020). Pengertian, Proses Administrasi Sarana dan Prasarana.