Administrasi Peserta Didik: Pengertian, Proses, Tujuan, Jenis Instrumen, dan Peran Guru

Administrasi peserta didik adalah suatu cara atau langkah dalam kegiatan pembelajaran yang berkaitan dengan pendidikan yang bertujuan untuk menata dan mengatur pendidikan di sekolah agar tercapainya suatu kegiatan yang sesuai dengan kurikulum yang membutuhkan administrasi dalam pelaksanaanya. Di bawah ini akan dijelaskan mengenai pengertian, proses, tujuan, jenis instrumen, dan peran guru dalam pelaksanaan administrasi peserta didik.

A. Pengertian Administrasi Peserta Didik

Menurut (Sutjipto, dkk, 1991/1992) administrasi peserta didik adalah proses mengelola kegiatan dan mengatur kegiatan yang berguna dalam proses perbaikan kegiatan tersebut agar kegiatan tersebut dapat terlaksana dari awal hingga akhir. Dari penjelasan tersebut, kita menarik kesimpulan bahwa administrasi peserta didik adalah suatu cara atau langkah dalam kegiatan pembelajaran yang berkaitan dengan pendidikan yang bertujuan untuk menata dan mengatur pendidikan di sekolah agar tercapainya suatu kegiatan yang sesuai dengan kurikulum yang membutuhkan administrasi dalam pelaksanaanya.

Administrasi peserta didik merupakan proses pengurusan serta pelayanan yang berkaitan dengan murid di suatu sekolah mulai dari perencanaan penerimaan murid baru, pembinaan selama murid berada di sekolah, sampai dengan murid menamatkan pendidikannya. 

Administrasi peserta didik dilaksanakan agar menciptakan suasana yang kondusif untuk terjadinya proses belajar yang efektif. Tugas kepala sekolah dan para guru adalah memberikan layanan dengan memperlihatkan apa yang dibutuhkan, dirasakan dan dicita-citakan murid dalam batas kewenangan, keinginan serta peraturan dan ketentuan sekolah yang berlaku.

B. Proses Administrasi Peserta Didik

Secara umum administrasi peserta didik bertujuan mengatur peserta didik berperilaku dan berkata di lingkungan sekolah agar sistem kerja dalam proses pembelajaran dapat bekerja secara teratur dan maksimal. Dalam administrasi peserta didik sendiri dikenal adanya beberapa proses ataupun tahapan pembelajaran. Kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka administrasi peserta didik dibagi menjadi tiga tahapan, yaitu kegiatan administrasi pada awal tahun pelajaran, administrasi selama tahun pelajaran dan administrasi akhir tahun pelajaran. 

1. Kegiatan Awal Tahun Pelajaran              

Kegiatan awal tahun pelajaran yang dilaksanakan setiap sekolah adalah melaksanakan penerimaan murid baru. Penerimaan murid adalah proses seleksi dan pencatatan murid yang memasuki sekolah tertentu setelah memenuhi persyaratan-persyaratan yang ditentukan oleh sekolah yang bersangkutan. Beberapa kegiatan yang dapat dilakukan dalam penerimaan murid baru, yaitu:

• penetapan daya tampung,
• penetapan syarat-syarat murid baru, dan
• pembentukan panitia atau petugas penerimaan murid baru.

2. Selama Tahun Pelajaran              

Kegiatan atau langkah lebih lanjut setelah murid diterima di sekolah adalah membina murid tersebut sehingga berkembang kemampuannya secara maksimal sesuai dengan tujuan sekolah.  

Pembinaan murid dilakukan agar murid mengenal lingkungan tempat belajar mereka, dan dapat menyesuaikan diri dengan tuntutan sekolah.
Dengan pemahaman terhadap lingkungan itu diharapkan dapat tercipta suatu keadaan dimana murid lebih tertib dan lebih mementingkan tugas-tugas belajarnya, dibandingkan dengan kegiatan pribadi lainnya di sekolah. Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam rangka pembinaan murid ini adalah:

• Orientasi untuk murid baru. Kegiatan-kegiatan yang diberikan dalam masa orientasi ini, yaitu perkenalan, penjelasan tata tertib sekolah, dan penjelasan tentang fasilitas sekolah.       
• Peraturan kehadiran murid. Beberapa alat yang dapat digunakan untuk melakukan pencatatan kehadiran murid ini di antaranya, yaitu papan presensi harian murid, buku presensi harian murid, buku rekapitulasi, presensi harian murid sekolah, dan papan rekapitulasi absensi harian murid sekolah.       
• Promosi dan mutasi murid. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam bagian ini yaitu prinsip-prinsip promosi, mutasi, dan prosedur mutasi.
• Tata tertib sekolah. Tata tertib sekolah merupakan salah satu alat untuk melatih murid mempraktekkan disiplin di sekolah.       
• Ganjaran dan hukuman. Ganjaran adalah imbalan yang menyenangkan yang diterima murid karena prestasinya dalam berusaha untuk mengerjakan sesuatu. Hukuman adalah imbalan yang tidak menyenangkan yang harus diterima murid akibat tingkah laku mereka dinilai sekolah tidak pada tempatnya.  

3. Akhir Tahun Pelajaran              

Adapun kegiatan pada akhir tahun adalah pelaksanaan ujian nasional dan ujian akhir semester. Administrasi yang dilakukan berhubungan dengan kegiatan tersebut di antaranya:         

• kelaksanaan ujian nasional dan ujian akhir semester,
• kenaikan kelas.

C. Tujuan Administrasi Peserta Didik

Secara umum administrasi peserta didik bertujuan mengatur peserta didik berperilaku dan bertata dalam kehidupan di lingkungan sekolah dan agar teraturnya sistem kerja didalam proses pembelajaran, serta administrasi peserta didik bertujuan menjadikan pendidikan secara keseluruhan. Menurut McKnow (dalam Asnawir, 2005:168) tujuan administrasi peserta didik yaitu :

1. Menanamkan kepada peserta didik bagaimana aturan dan pengelolaan sekolah itu dapat berjalan dengan lancar sehingga dapat menjadikan peserta didik berjiwa bijaksana dan berperilaku sopan.
2. Membantu peserta didik dalam mengembangkan dan membangun bakat yang ada dalam diri peserta didik agar dapat tersalurkan.
3. Membantu peserta didik berkreasi dan berimajinasi dalam melahirkan karya karyanya dan memberikan pemikiran yang kreatif (Afriansyah, 2019).

D. Jenis-Jenis Instrumen Administrasi Peserta Didik

Catatan tentang data siswa di sekolah dibedakan menjadi dua jenis yaitu:

1. Catatan data siswa sekolah. Catatan data siswa untuk sekolah meliputi buku induk, buku klaper, dan catatan tata tertib sekolah, yaitu kumpulan semua peraturan (bersifat umum dan khusus, ada yang dari pemerintah dan ada yang produk sekolah itu sendiri)
2. Catatan kelas siswa. Buku kelas yang merupakan cuplikan dari buku induk, buku prestasi kelas, buku catatan bimbingan dan konseling, buku catatan prestasi murid, yang terdiri dari buku daftar nilai, buku langger, buku raport, dan buku mutasi.

Untuk mempermudah dan memperlancar jalannya administrasi peserta didik maka banyak media dan bahan-bahan yang digunakan dalam mendukung administrasi tersebut yaitu buku-buku dan jurnal serta bahan ajar lainnya yang dapat dijadikan sebagai pendukung dari administrasi peserta didik (Suryosubroto, 2004). Beberapa instrumen dalam administrasi peserta didik, yaitu:

• Buku induk. Buku induk adalah buku yang merangkum semua kegiatan peserta didik mulai dari masuk sekolah hingga tamat serta merangkum semua kegiatan yang ada di sekolah termasuk sarana dan prasarana sekolah.
• Buku klaper. Buku klaper adalah buku pelengkap buku induk yang dituliskan menurut abjad dan berfungsi untuk membantu petugas dalam mencari data di dalam buku induk.
• Daftar keadaan siswa. Buku ini digunakan dan diberlakukan ketika siswa memulai pelajaran di sekolah tersebut sampai dengan siswa tersebut tamat dari sekolah yang bersangkutan.
• Daftar hadir siswa. Daftar hadir siswa sangat penting dilakukan guna untuk mengetahui keadaan setiap hari siswa saat melakukan proses pembelajaran (Asnawir, 2005).
• Fail penyimpan berkas siswa. File penyimpan berkas siswa terdiri atas beberapa komponen di atas, mulai dari daftar keadaan siswa, daftar hadir siswa, sampai dengan foto dari siswa yang bersangkutan.

E. Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik

Mereka yang disebut pendidik adalah orang-orang yang dalam melaksanakan tugasnya akan berhadapan dan berinteraksi langsung dengan para peserta didiknya dalam suatu proses yang sistematis, terencana, dan bertujuan. Penggunaan istilah dalam kelompok pendidik tentu disesuaikan dengan lingkup lingkungan tempat tugasnya masing-masing. Guru dan dosen, misalnya, adalah sebutan tenaga pendidik yang bekerja di sekolah dan perguruan tinggi. Guru adalah seorang pengajar suatu ilmu. 

Dalam bahasa Indonesia, guru umumnya merujuk pendidik profesional dengan tugas utama mendidik, mengajar, membimbing, mengarahkan, melatih, menilai, dan mengevaluasi peserta didik. Di bawah ini beberapa peran guru dalam administrasi peserta didik.

1. Dalam penerimaan siswa, para guru dapat dilibatkan dalam beberapa bagian. Para guru dapat ditunjuk menjadi panitia yang dapat melaksanakan tugas-tugas teknis mulai dari pencatatan, penerimaan, sampai dengan pelaporan pelaksanaan tugas.
2. Dalam masa orientasi, tugas guru adalah membuat para siswa cepat beradaptasi dengan lingkungan sekolah barunya. Peranan guru dalam hal ini sangat penting, karena andaikata terjadi salah langkah pada saat pertama, dapat berakibat kurang beruntung bagi jiwa anak untuk waktu-waktu selanjutnya. 
3. Untuk pengaturan keadaan siswa di kelas, guru diharapkan untuk mampu mencatat atau merekam kehadiran ini meskipun dengan sederhana akan tetapi harus baik. Data kehadiran ini memungkinkan untuk bahan pertimbangan nilai siswa, misalnya pertimbangan untuk kenaikan kelas.
4. Dalam memotivasi siswa untuk senantiasa berprestasi tinggi, guru juga harus mampu menciptakan suasana yang mendukung hal tersebut. Hal ini dapat mereka lakukan misalnya dengan membuat grafik prestasi belajar siswa-siswanya. 
5. Kedisiplinan sekolah atau kelas, peranan guru sangatlah penting, karena guru sebagai model yang dapat dijadikan contoh bagi siswa-siswa di sekolah.

F. Daftar Referensi:

• Afriansyah, H. (2019). Administrasi Peserta Didik.
• Ernita, N. (2019). Administrasi Peserta Didik.
• Hadijaya, Y. (2012). Administrasi Pendidikan.
• Sitorus, M. (2012). Perkembangan Peserta Didik.
• Suryana, E. (2015). Administrasi Pendidikan dalam Pembelajaran. Jakarta: Deepublish.

G. Unduh (Download) Resume Administrasi Peserta Didik: Pengertian, Proses, Tujuan, Jenis Instrumen, dan Peran Guru