Administrasi Keuangan: Pengertian, Proses, Pemeriksaan dan Pelaporan, serta Peran Guru

Administrasi keuangan adalah suatu usaha pengelolaan yang mencakup semua kegiatan
yang berkaitan erat dengan semua sistem keuangan untuk mencapai tujuan
dari setiap perusahaan atau organisasi. Pada pembahasan ini, akan dikaji mengenai bagaimana administrasi keuangan, dimulai dari pengertian, proses, pemeriksaan dan pelaporan, serta peran guru dalam pelaksanaannya.

A. Pengertian Administrasi Keuangan

Keuangan adalah semua hak milik organisasi, lembaga atau instansi yang dapat dinilai dengan uang, termasuk di dalamnya barang yang dapat dinilai dengan uang dan dapat dijadikan milik organisasi. Sedangkan uang adalah alat pembayaran negara. Manajemen keuangan merupakan salah satu substansi manajemen sekolah yang akan turut menentukan berjalannya kegiatan pendidikan di sekolah.  

Menurut Ubben, Hughes dan Norris (dalam Nurhizrah Gistituati, 2012: 150) kegiatan manajemen keuangan sekolah cukup variatif, mulai dari hal yang sangat sederhana, yaitu perencanaan keuangan yang sangat sederhana, sampai pada pengelolaan keuangan yang sangat kompleks, akibat dari perencanaan kegiatan yang kompleks. Beberapa kegiatan manajemen keuangan yaitu memperoleh dan menetapkan sumber-sumber pendanaan, pemanfaatan dana, pelaporan, pemeriksaan dan pertanggungjawaban (Lipham, 1985; Keith, 1991). 

Menurut Depdiknas (2000) manajemen keuangan merupakan tindakan pengurusan atau ketatausahaan keuangan yang meliputi pencatatan, perencanaan, pelaksanaan, pertanggungjawaban dan pelaporan. Dengan demikian, manajemen keuangan sekolah dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas mengatur keuangan sekolah mulai dari perencanaan, pembukuan, pembelanjaan, pengawasan dan pertanggungjawaban keuangan sekolah. 

Pembiayaan pendidikan hendaknya dilakukan secara efisien. Semakin efisien suatu sistem pendidikan, semakin kecil dana yang diperlukan untuk pencapaian tujuan-tujuan pendidikan. Untuk itu, bila sistem keuangan sekolah dikelola secara baik akan meningkatkan efisiensi penyelenggaraan pendidikan. Artinya, dengan anggaran yang tersedia, dapat mencapai tujuan-tujuan pendidikan secara produktif, efektif, efisien, dan relevan antara kebutuhan di bidang pendidikan dengan pembangunan masyarakat. 

Melalui kegiatan manajemen keuangan maka kebutuhan pendanaan kegiatan sekolah dapat direncanakan, diupayakan pengadaannya, dibukukan secara transparan, dan digunakan untuk membiayai pelaksanaan program sekolah secara efektif dan efisien.  Adapun tujuan manajemen keuangan adalah:

1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan keuangan sekolah.
2. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah.
3. Meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.

Untuk mencapai tujuan tersebut, maka dibutuhkan kreativitas kepala sekolah dalam menggali sumber-sumber dana, menempatkan bendaharawan yang menguasai dalam pembukuan dan pertanggungjawaban keuangan serta memanfaatkannya secara benar sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. 

Dalam manajemen keuangan sekolah terdapat rangkaian kegiatan yang dimulai dengan perencanaan, yaitu merencanakan program kegiatan dan memperkirakan, serta menetapkan anggaran pendapatan keuangan sekolah, penggunaan anggaran sekolah sesuai dengan perencanaan sekolah, pengawasan atau pengendalian penggunaan keuangan sekolah, dan pertanggungjawaban penggunaan, serta pelaporannya. Hal inilah yang dikenal dengan prinsip keuangan sekolah. Berikut adalah penjelasan mengenai prinsip-prinsip tersebut.

1. Prinsip transparan. Prinsip ini mengandung makna bahwa dalam pengelolaan keuangan sekolah harus ada keterbukaan, dalam artian memberikan informasi yang jelas kepada pihak-pihak yang berkepentingan tentang dari mana sumber data diperoleh, berapa jumlahnya, untuk apa dana itu digunakan dan bagaimana rincian penggunaannya, serta pertanggungjawabannya.
2. Prinsip efisiensi. Penggunaan sumber daya keuangan yang ada harus betul-betul tepat guna, yaitu sesuai antara yang dikeluarkan dengan yang dihasilkan. Dengan kata lain penggunaan sumber daya keuangan sekolah harus bijak dan hemat. Efisiensi biasanya diukur dengan membandingkan antara masukan atau yang digunakan dengan yang dikeluarkan atau yang dihasilkan.
3. Prinsip akuntabilitas. Setiap sumber daya keuangan sekolah yang digunakan harus dipertanggungjawabkan baik secara administratif maupun secara normatif. Pertanggungjawaban administrasi maksudnya adalah penggunaan keuangan sekolah jelas pembukuannya, ada bukti-bukti penggunaannya, serta hasilnya.

B. Proses Administrasi Keuangan

1. Penyusunan RPS

Rencana Pengembangan Sekolah (RPS) merupakan salah satu wujud dari salah satu fungsi manajemen sekolah yang amat penting, yang harus dimiliki sekolah untuk dijadikan sebagai panduan dalam menyelenggarakan pendidikan di sekolah, baik untuk jangka panjang (20 tahun), menengah (5 tahun) maupun pendek (satu tahun). Atas dasar itu, Depdiknas telah menyiapkan sebuah panduan teknis bagi sekolah dalam penyusunan Rencana Pengembangan Sekolah, yang disampaikan oleh Prof. Slamet PH. MA, MEd, MA, MLHR, Ph.D, yang mengupas tentang:

• Pentingnya Rencana Pengembangan Sekolah (RPS). RPS penting dimiliki untuk memberi arah dan bimbingan para pelaku sekolah dalam rangka menuju perubahan atau tujuan sekolah yang lebih baik (peningkatan, pengembangan) dengan resiko yang kecil dan untuk mengurangi ketidakpastian masa depan.
• Arti Perencanaan Sekolah atau RPS. Perencanaan sekolah adalah suatu proses untuk menentukan tindakan masa depan sekolah yang tepat, melalui urutan pilihan, dengan memperhitungkan sumber daya yang tersedia. RPS adalah dokumen tentang gambaran kegiatan sekolah di masa depan dalam rangka untuk mencapai perubahan atau tujuan sekolah yang telah ditetapkan.
• Tujuan Rencana Pengembangan Sekolah (RPS). RPS disusun dengan tujuan untuk: (1) menjamin agar perubahan atau tujuan sekolah yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan tingkat kepastian yang tinggi dan resiko yang kecil; (2) mendukung koordinasi antar pelaku sekolah; (3) menjamin terciptanya integrasi, sinkronisasi, dan sinergi baik antar pelaku sekolah, antar sekolah dan dinas pendidikan kabupaten atau kota, dan antar waktu.
• Sistem Perencanaan Sekolah (SPS). Sistem Perencanaan Sekolah adalah satu kesatuan tata cara perencanaan sekolah untuk menghasilkan rencana-rencana sekolah (RPS) dalam jangka panjang, jangka menengah, dan tahunan yang dilaksanakan oleh unsur penyelenggara sekolah dan masyarakat (diwakili oleh komite sekolah).
• Tahap-tahap Penyusunan Rencana Pengembangan Sekolah (RPS) mencakup, melakukan analisis lingkungan strategis sekolah, melakukan analisis situasi untuk mengetahui status situasi pendidikan sekolah, memformulasikan pendidikan yang diharapkan di masa mendatang, mencari kesenjangan antara butir dua dan tiga, menyusun rencana strategis, menyusun rencana tahunan, melaksanakan rencana tahunan, dan memonitor dan mengevaluasi.

2. Penyusunan RKAS

Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah yang selanjutnya disingkat RKAS adalah rencana biaya dan pendanaan program atau kegiatan untuk satu tahun anggaran baik yang bersifat strategis ataupun rutin yang diterima dan dikelola langsung oleh sekolah. Untuk mengatur dan membantu satuan pendidikan dalam perencanaan program dan pelaksanaannya secara transparan dan akuntabel, khususnya dalam menyusun RKAS, Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah telah mengembangkan Aplikasi e-RKAS, serta Aplikasi e-RKAS versi 1.21 telah dirilis pada tanggal 9 Januari 2019. Tujuan penyusunan RKAS ini, yaitu:

1. Memberikan arah yang jelas terhadap program sekolah.
2. Merencanakan kegiatan-kegiatan sekolah di masa yang akan datang
3. Menjamin tercapainya integrasi, sinkronisasi, dan sinergi pendanaan pada kegiatan-kegiatan sekolah.
4. Menjamin keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan. 
5. Mengoptimalkan partisipasi warga sekolah dan masyarakat beserta hal dukungan finansial
6. Menjamin tercapainya penggunaan sumber dana secara efisien, efektif, berkeadilan, dan berkesinambungan.

3. Penggunaan dan Pertanggungjawaban Keuangan Sekolah

Tanggung jawab yang paling penting dari manajer sekolah terhadap pemerintah, dan juga terhadap komite sekolah, masyarakat, serta guru-guru adalah laporan mengenai kondisi keuangan sekolah (Rebore & Rebore dalam Nurhizrah, 2013:185). Penerimaan dan pengeluaran keuangan sekolah harus dilaporkan dan dipertanggungjawabkan secara rutin oleh manajer sekolah sesuai dengan peraturan yang berlaku. 

Pelaporan dan pertanggungjawaban anggaran yang berasal dari orang tua peserta didik dan masyarakat dilakukan secara rinci dan transparan sesuai dengan sumber dana. Pelaporan dan pertanggungjawaban anggaran yang berasal dari usaha mandiri sekolah dilakukan lainnya. Laporan pertanggungjawaban keuangan ini penting, agar pemerintah atau masyarakat pemberi dana tahu untuk apa saja uang yang telah diberikan ke sekolah dimanfaatkan, apakah kegiatan yang didukung oleh dana tersebut terlaksana atau diimplementasikan sebagaimana yang direncanakan, serta bagaimana hasil kegiatan yang didukung oleh dana tersebut, dsb.

Pertanggungjawaban anggaran rutin, pembangunan, dan PNBP dilakukan dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut:

• Selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulan bendaharawan mengirimkan surat pertanggungjawaban (SPJ) kepada walikota atau bupati melalui bagian keuangan sekretariat daerah.
• Apabila tanggal 10 bulan berikutnya SPJ belum diterima oleh bagian keuangan sekretariat daerah, maka tanggal 11 dikirimkan surat peringatan I.
• Apabila sampai dengan tanggal 20 bulan berikutnya SPJ juga belum dikirimkan pada bagian keuangan sekretariat daerah, maka dibuatkan surat peringatan II.

C. Pemeriksaan dan Pelaporan   

Pemeriksaan dan pelaporan keuangan adalah rangkaian perbuatan penelitian atas penggunaan faktor dalam proses administrasi sebagaimana ditetapkan dalam jumlah anggaran, untuk menjamin penggunaan faktor uang tersebut sah dan efisien. disediakan mata anggarannya dan termasuk dalam tahun dinas itu. Ukuran pemeriksaan adalah apakah cara pemerintah menggunakan uang belanja telah sepadan dengan persetujuan DPR. 

Agar pelaksanaan anggaran sesuai dengan ketentuannya dan tidak timbul ketekoran baik pada anggaran organisasi sebagai keseluruhan maupun anggaran bagian-bagiannya, sebelum uang itu dikeluarkan atau diterima, maka dilakukan pengawasan. Pengawasan tersebut dinamakan “preventieve begrootings bewaking” (penjagaan anggaran terlebih dahulu). Dengan rumusan yang lain dinyatakan bahwa pre audit dimaksudkan:   

• Dari segi maksudnya diharapkan pelaksanaan anggaran sesuai dengan ketentuan-ketentuan atau maksud-maksudnya.
• Dari segi sahnya pengeluaran uang apakah tuntutan uang itu sebagai realisasi anggaran ada dasar hukumnya dan apakah tanda-tanda bukti yang diperlukan dibuat dengan sesungguhnya dan bukti-bukti mempunyai kekuatan hukum yang cukup.
• Dari segi teknis anggarannya, apakah pengeluaran dan penerimaan uang itu

D. Peran Guru dalam Administrasi Keuangan

Beberapa peran guru dalam administrasi keuangan, meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Membuat berkas keuangan sesuai dengan dana pembangunan.
2. Membuat laporan data usulan pembayaran gaji, rapel ke pemerintah kota.
3. Membuat pembukuan penerimaan dan penggunaan dana pembangunan.
4. Membuat laporan dana pembangunan pada akhir tahun anggaran.
5. Membuat laporan Rancangan Anggaran Pendapatan Bantuan Sekolah (RAPBS).
6. Membuat laporan triwulan dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS).
7. Menyetorkan pajak PPN dan PPH.
8. Membagikan gaji atau rapel.
9. Menyimpan dan membuat arsip peraturan keuangan sekolah.

E. Daftar Referensi

• Afriansyah, H. (2019). Administrasi Keuangan.
• Danim, S., & Khairil, H. (2010). Profesi kependidikan. Bandung: Alfabeta.
• Danumiharja, M. (2014). Profesi Tenaga Kependidikan. Deepublish.
• Gistituati, N. (2012). Manajemen Sekolah: Konsep Dasar Manajemen Sekolah dan Manajemen Program Akademik. Padang.
• Salsabilafitri, N., & Afriansyah, H. (2019). Administrasi Keuangan.
• Uno, H. B. (2017). Profesi Kependidikan.

F. Unduh (Download) Resume Administrasi Keuangan: Pengertian, Proses, Pemeriksaan dan Pelaporan, serta Peran Guru