Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini adalah organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi sekolah, mulai dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi barang. Pada pembahasan ini, akan dikaji mengenai administrasi ketatausahaan, mulai dari pengertian, proses, dan peran guru di dalamnya.
A.Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah
Pendidikan merupakan salah satu faktor penentu kemajuan sebuah negara. Apabila pendidikannya bagus, maka kemungkinan bangsa itu sendiri maju. Namun, apabila pendidikannya kurang bagus, maka bangsanya pun kurang bagus dan bangsanya juga akan sulit untuk maju. Pendidikan yang bagus diharapkan agar dapat membantu penduduk suatu negara memiliki kemampuan yang lebih dan memiliki moral yang lebih bermartabat serta memiliki sudut pandang yang lebih luas dalam menghadapi suatu permasalahan ataupun perbedaan yang terjadi di dalam kehidupannya.
Dalam rangka menunjang kelancaran proses belajar-mengajar di suatu instansi sekolah, diperlukan suatu bagian yang mendukung kegiatan tersebut, bagian tersebut yaitu ketatausahaan. Tata usaha adalah suatu bagian dari sekolah yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan pembelajaran atau belajar-mengajar agar berjalan dengan lancar sesuai dengan apa yang telah direncanakan dan bisa tercapai seperti apa yang diinginkan. Dengan berkembangnya seperti sekarang atau yang lebih dikenal dengan era globalisasi, fungsi tata usaha harus lebih ditingkatkan kualitasnya, terutama mengenai teknologi informasi ataupun lebih dikenal dengan era komputerisasi.
Hal ini bertujuan untuk lebih mengefektifkan pekerjaan serta untuk memberikan pelayanan yang terbaik. Oleh karena itu, setiap staf tata usaha diharuskan menguasai teknologi yang ada. Keberadaan ketatausahaan di setiap instansi sangat berperan penting untuk kelancaran kegiatan dan perkembangan zaman teknologi informasi yang dapat lebih mengefektifkan kinerja dari tata usaha itu sendiri.
Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini adalah organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi sekolah, mulai dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi barang. Bila dilihat dari pengertian di atas, maka tata usaha tidak hanya menyangkut kegiatan surat-menyurat saja, tetapi juga menyangkut semua bahan keterangan dan informasi yang berwujud warkat.
Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu, artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (kepala sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang diperlukan.
Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang profesional dan kompeten di bidangnya. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang pekerjaan kantor atau tata laksana merupakan pekerjaan yang menyangkut segala usaha mengenai warkat, serta pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya agar dapat digunakan atau dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari.
B. Proses Administrasi Ketatausahaan Sekolah
Proses yang ada dalam administrasi ketatausahaan sekolah terbagi menjadi dua bagian, yaitu proses persuratan dan proses kearsipan. Berikut adalah penjelasan dari kedua bagian tersebut.
1. Proses Persuratan
Proses persuratan atau tata cara persuratan di lingkungan departemen pendidikan dan kebudayaan diatur dalam Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 091/U 1995 pada tanggal 25 April 1995 tentang pedoman tata persuratan dan kearsipan di lingkungan departemen pendidikan dan kebudayaan.
Menurut Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 091/U 1995 surat merupakan suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Menurut Syahril dan Asmidir Ilyas (2009:200-202) jenis-jenis surat, yaitu sebagai berikut.
- Surat dinas. Surat dinas adalah surat yang berisi hal penting yang berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.
- Nota dinas. Nota dinas adalah surat yang dibuat atasan kepada bawahan atau boleh bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisi catatan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.
- Memo. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan.
- Surat pengantar. Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen, ataupun barang.
- Surat kawat atau telegram. Surat ini merupakan surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf.
- Surat keputusan. Surat keputusan adalah surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang ditetapkan oleh penjabat yang berwenang untuk itu.
- Surat edaran. Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan/petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada.
- Surat undangan. Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
- Surat tugas. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari penjabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.
- Surat kuasa. Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa.
- Surat pengumuman. Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.
- Surat keterangan. Surat keterangan adalah surat-surat yang berisi keterangan suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.
- Surat berita acara. Surat ini merupakan surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa, mengenai waktu, tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/peristiwa tersebut.
2. Kearsipan atau Penataan Arsip
Kearsipan atau Records Management adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Berikut ini merupakan hal yang berkaitan dengan penataan arsip, yaitu sebagai berikut.
- Asas penataan arsip. Asasnya yaitu asas sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan. Sentralisasi adalah asas penataan arsip yang dipusatkan pada satu unit. Desentralisasi adalah asas penataan arsip pada unit-unit dalam organisasi. Sedangkan arsip gabungan adalah gabungan antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi.
- Sistem penataan arsip. Sistem penataan arsip dibedakan menjadi tiga, yaitu berdasarkan pada masalah, abjad, dan tanggal, berdasarkan nomor, serta berdasarkan wilayah.
- Prosedur penataan arsip. Prosedur penataan arsip adalah meneliti arsip yang akan disimpan, mengelompokkan arsip, meneliti kesesuaian lampiran, mengklasifikasikan arsip, mengindeks arsip serta menyusun arsip sesuai pola penyimpanan.
C. Tata Ruang/Kantor
Tata ruang sekolah adalah pengaturan atau tata letak dari peralatan, mesin, dan sebagainya pada suatu ruang yang tersedia. Tata ruang sekolah dipengaruhi oleh beberapa hal, yaitu pencahayaan, pewarnaan bangunan, kondisi udara, dan tingkat kebisingan/suara.
Tata ruang berasal dari bahasa Inggris yaitu “office layout” atau sering disebut juga sebagai layout. Nuraida (2008:142) mengatakan bahwa tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja”. Setelah memperhatikan keterbatasan yang ditimbulkan oleh gedung, sasarannya yaitu sebagai berikut.
- Persyaratan hukum yang harus dipenuhi.
- Ruangan yang digunakan demi keuntungan terbesar.
- Pelayanan yang harus disediakan bila diperlukan (listrik, telepon, dan lain-lain).
- Kondisi kerja yang baik yang harus disediakan untuk semua orang.
- Penyediaan untuk dapat melihat staf yang bekerja.
- Rasa memiliki loyalitas pada kelompok kerja yang dibantu perkembangannya.
- Komunikasi dan arus kerja yang dipermudah.
- Gerakan juru tulis di antara meja kerja dan arsip dan sebagainya dipermudah.
- Operasi yang bising dan menggangu dipisahkan tersendiri.
- Campur tangan antar pegawai dihindari.
Oleh karena itu, para ahli membagi konsep tata ruang kantor secara garis besar ke dalam empat bagian, yaitu sebagai berikut.
- Konsep tata ruang kantor tertutup (private-offices), yaitu tata ruang kantor dengan penempatan ruang kantor yang dipisah dibagi ke dalam ruang-ruang kerja atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Biasanya untuk pekerjaan dengan kerahasiaan yang tinggi (high-confidential).
- Konsep tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices), yaitu tata ruang kantor dengan ruangan yang besar dan ditempati beberapa pegawai tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.
- Konsep tata ruang kantor berpanorama (landscape-offices) yaitu tata ruang kantor yang dihiasi dekorasi taman. Ruangan diupayakan agar memiliki pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman dan menyenangkan.
- Konsep tata ruang kantor bersekat atau terpisah (cellular-offices) yaitu tata ruang kantor yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu bidang bagian subbagian atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang yang terpisah.
D. Peran Guru dalam Administrasi Ketatausahaan Sekolah
Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini adalah organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi sekolah, mulai dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi barang. Guru harus berperan atau terlibat dalam administrasi ketatausahaan sekolah, seperti merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah, merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru, menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan bahan ajar/buku-buku pelajaran bagi peserta didik, dan berperan dalam surat menyurat di lingkungan sekolah.
E. Daftar Referensi
- Aulia, M. N. (2020). Administrasi Ketatausahaan Sekolah.
- Putri, E. D. (2020). Pengertian, Proses Administrasi Ketatausahaan Sekolah.
- Widyastuti, A. (2019). Administrasi Ketatausahaan Sekolah.